Rappel : ce que l'auditeur vient vérifier
La certification Qualiopi repose sur le référentiel national qualité (décret n° 2019-564 du 6 juin 2019), qui comprend 7 critères et 32 indicateurs. Elle est obligatoire pour les organismes qui veulent bénéficier de fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions…) — article L.6316-1 du Code du travail.
L'auditeur ne vous demande pas de « belles procédures » : il vérifie, sur des sessions réelles, que ce que vous annoncez est effectivement appliqué. Chaque indicateur doit donc pouvoir être illustré par une preuve datée.
Le bon réflexe : choisissez 2 ou 3 sessions récentes et vérifiez que leur dossier est complet du début à la fin (de la demande du client jusqu'au suivi après la formation). C'est exactement ce que fera l'auditeur.
La checklist, critère par critère
Critère 1 — Information du public
- Programmes à jour (objectifs, prérequis, durée, modalités, tarifs, délais d'accès) accessibles au public
- Indicateurs de résultats publiés (taux de satisfaction, de réussite…)
- Informations sur l'accessibilité aux personnes en situation de handicap
Critère 2 — Objectifs et adaptation
- Analyse du besoin du client et du bénéficiaire (échange, questionnaire, devis détaillé)
- Positionnement ou évaluation des acquis à l'entrée
- Objectifs opérationnels et évaluables dans chaque programme
Critère 3 — Accueil, suivi et évaluation
- Convocation et livret d'accueil / règlement intérieur remis
- Feuilles d'émargement signées par demi-journée
- Évaluation des acquis en fin de formation (QCM, mise en situation…)
- Attestations de fin de formation
Critère 4 — Moyens pédagogiques et techniques
- Supports de formation, salles et matériel adaptés
- Déroulé pédagogique séquencé
Critère 5 — Compétences des intervenants
- CV, diplômes et certifications à jour de chaque formateur (y compris les sous-traitants)
- Preuves de formation continue des formateurs
Critère 6 — Environnement professionnel
- Veille légale, réglementaire, métier et pédagogique, et preuves de son exploitation (ce que vous avez changé grâce à elle)
- Référent handicap identifié et réseau de partenaires mobilisable
- Contrats avec vos sous-traitants et contrôle de leur conformité
Critère 7 — Appréciations et amélioration continue
- Questionnaires de satisfaction (stagiaires, clients, financeurs, formateurs)
- Procédure de traitement des réclamations et registre des réclamations reçues
- Actions d'amélioration décidées à partir de ces retours
Erreur fréquente : avoir une veille… sans trace de son exploitation. L'auditeur demande souvent « qu'avez-vous modifié suite à cette information ? ». Notez systématiquement la décision prise, même si c'est « aucune modification nécessaire ».
Le planning idéal avant l'audit
- J-60 : auto-évaluation indicateur par indicateur, liste des preuves manquantes.
- J-30 : compléter les dossiers de 2 ou 3 sessions témoins, mettre à jour CV et programmes.
- J-7 : regrouper les preuves dans un dossier partagé, classé par critère.
- Jour J : avoir sous la main les accès à vos outils (plateforme, dossiers de session) pour montrer les preuves en direct.
Et en cas de non-conformité ?
L'auditeur peut relever des non-conformités mineures ou majeures. Une non-conformité majeure doit être corrigée dans un délai court pour obtenir ou conserver la certification ; une mineure est traitée par un plan d'action vérifié lors de l'audit suivant. Les délais exacts sont fixés par le programme de certification de votre certificateur : À VÉRIFIER auprès de lui.
Comment OFconform vous aide
Le tableau de bord Qualiopi d'OFconform analyse automatiquement vos données (programmes, émargements, satisfactions, réclamations, veille…) et indique pour chaque indicateur s'il est conforme, partiel ou à compléter, avec les preuves associées. Le dossier ZIP de session regroupe en un clic tous les documents d'une session témoin.
Sources
- Décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle (référentiel national qualité) — Légifrance
- Code du travail, article L.6316-1 (obligation de certification)
- Guide de lecture du référentiel national qualité — Ministère du Travail (travail-emploi.gouv.fr)