Avant la formation
- La convention ou le contrat de formation. Avec une entreprise, une convention de formation est conclue (article L.6353-1 et L.6353-2 du Code du travail). Avec un particulier qui finance lui-même sa formation, c'est un contrat de formation (articles L.6353-3 et suivants), avec un délai de rétractation de 10 jours et un acompte limité à 30 % du prix (articles L.6353-5 et L.6353-6).
- Le programme de formation : objectifs, prérequis, durée, contenu, modalités d'évaluation. Il doit être porté à la connaissance du stagiaire avant son entrée en formation (article L.6353-8).
- Le règlement intérieur : obligatoire pour tout organisme de formation (article L.6352-3) et à remettre au stagiaire avant son inscription définitive (article L.6353-8).
- La convocation : dates, horaires, lieu, accès, matériel à prévoir. Elle n'est pas imposée par un texte spécifique, mais c'est une preuve attendue pour l'accueil des bénéficiaires (Qualiopi, critère 3).
- Le questionnaire de positionnement : il permet d'adapter la formation au niveau du stagiaire (Qualiopi, critère 2).
Astuce : envoyez programme, règlement intérieur et convocation dans un seul email, une semaine avant la formation. Vous gagnez du temps et vous gardez une preuve datée de l'envoi.
Pendant la formation
- Les feuilles d'émargement, signées par demi-journée par chaque stagiaire et par le formateur. Ce sont les principales preuves de réalisation demandées par les financeurs et les auditeurs.
- Les supports pédagogiques remis aux stagiaires (ou mis à disposition en ligne).
- Les évaluations en cours de formation : exercices, mises en situation, quiz intermédiaires.
Après la formation
- L'évaluation des acquis (QCM final, mise en situation…), qui mesure l'atteinte des objectifs.
- L'attestation de fin de formation, obligatoire : elle mentionne les objectifs, la nature, la durée de l'action et les résultats de l'évaluation des acquis (article L.6353-1, alinéa 3).
- Le questionnaire de satisfaction « à chaud », rempli en fin de formation.
- Le questionnaire « à froid », quelques semaines plus tard, pour mesurer la mise en pratique (bonne pratique appréciée des auditeurs).
- Pour les formations en santé et sécurité au travail : l'inscription sur le Passeport de Prévention, créé par la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021. Les modalités d'alimentation par les organismes de formation et leur calendrier sont À VÉRIFIER sur le site officiel du dispositif.
Combien de temps conserver ces documents ? Les financeurs peuvent contrôler a posteriori la réalité des formations. Conservez l'ensemble du dossier de session plusieurs années. La durée précise dépend du financeur et du type de contrôle : À VÉRIFIER auprès de vos OPCO et de votre expert-comptable.
Comment OFconform vous aide
Pour chaque session, OFconform génère la convention, la convocation, les feuilles d'émargement numériques et les attestations à partir des mêmes données. Le stagiaire signe, répond aux questionnaires et récupère ses documents depuis son espace, et tout est rangé dans le dossier de session.
Sources
- Code du travail, articles L.6352-3 (règlement intérieur), L.6353-1 à L.6353-8 (convention, contrat, information du stagiaire, attestation) — Légifrance
- Loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail (Passeport de Prévention)
- Référentiel national qualité (décret n° 2019-564 du 6 juin 2019), critères 2 et 3